Досвід впровадження інформаційних технологій у Південно-Західній регіональній службі державного ветеринарно-санітарного контролю та нагляду на державному кордоні та транспорті.

Зростаюча потреба суспільства в інформації зумовила стрімкий розвиток інформаційних технологій. Важливість цього напрямку визнано на державному рівні. (закон України “Про інформацію”, постанова Кабінету Міністрів України “Про заходи щодо подальшого забезпечення відкритості у діяльності органів виконавчої влади”, указ Президента України “Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні”, тощо).

Основними завданнями регіональної служби є: запобігання занесенню на територію України небезпечних хвороб, спільних для тварин і людей; здійснення ветеринарного контролю за усіма видами тварин, продуктів, сировини тваринного походження, кормів, ветеринарних препаратів, а також предметів і матеріалів, які можуть бути носіями збудників інфекційних захворювань тварин, та інших вантажів, підконтрольних службі.

Для якісного та своєчасного виконання завдань, покладених діючими нормативними актами на службу, потрібно постійно обробляти велику кількість інформації, яка має тенденцію до зростання. Грамотно оброблена і систематизована, вчасно подана, вона є гарантом ефективного управління всіма підрозділами служби.

Розуміючи це, керівництво служби вжило відповідних заходів щодо впровадження інформаційних технологій.

Основним напрямком їх впровадження стало створення автоматизованої системи „Ветконтроль”, до складу якої входять програми „Робоче місце ветлікаря” та „Офіс ветеринарної служби”. Для того щоб уявити масштабність системи, наведемо статистику.

• Територія, що контролюється регіональною службою, охоплює сім областей України - Київську, Вінницьку, Житомирську, Сумську, Хмельницьку, Чернігівську, Черкаську.

• Структура регіональної служби має 17 підрозділів, загальна кількість робочих місць – 49, на яких працюють 219 державних інспекторів ветеринарної медицини. Варто підкреслити, що більшість робочих місць трудяться у цілодобовому режимі.

• Середня кількість ветеринарних вантажів, які оформлюються на робочих місцях служби за рік – 80-90 тисяч партій.

Треба розуміти, що створення будь якої складної інформаційної системи та її впровадження - це тривалий і складний процес. Підкреслимо головні фактори, що забезпечують успішне досягнення поставленої мети:

• правильний вибір інформаційних засобів (інформаційної платформи) для розробки системи;

• грамотний та в повному обсязі опис предметної сфери;

• постійний контакт з розробником для формування єдиного бачення проекту. Активна участь в розробці системи на всіх її етапах;

• створення кваліфікованої групи впровадження. (Своїми силами або залученням фахівців сторонніх організацій.);

• постійна та послідовна підтримка процесу з боку керівництва.

Враховуючи ці фактори, при розробці системи був зроблений акцент на використання новітніх інформаційних технологій, зокрема на системі керування знаннями „bravo”. Характерною особливістю Бази Знань є зберігання не тільки конкретних даних, а й узагальненої інформації про дані які використовуються. Це дозволяє здійснювати якісно кращий пошук та аналіз інформації. База Знань забезпечує також можливість індивідуалізованого опису, властивого тільки певному об'єкту, при цьому принципово можна нарощувати та змінювати описи протягом усього часу експлуатації системи, що зменшує вартість супроводження системи та збільшує життєвий цикл.

Мал. 1



Мал. 2



Мал. 3



Мал. 4



Мал. 5



Мал. 6

Детальний аналіз предметної області дозволив виявити всі об’єкти і зв’язки між ними. Багато уваги було приділено опису ветеринарного вантажу. На кожен вантаж заводиться картка, в яку заноситься вся інформація про нього. Ураховано також варіант, коли той самий вантаж оформлюється на різних робочих місцях (наприклад: робоче місце на кордоні та робоче місце, яке розмитнює вантаж). У цьому випадку в офісі регіональної служби інформація з різних робочих місць накопичується в одній картці, що дозволяє керівнику бачити через які робочі місця проходив вантаж, яким транспортом, за якими документами, які дослідження виконувались, оплата за цей вантаж тощо (Малюнок 1-3).

Оскільки, для прийняття рішень під час пропуску вантажів, важливо мати інформацію про епізоотичну ситуацію у країні-імпортері, на кожну країну було заведено свою картку, що містить перелік заборон Департаменту ветеринарної медицини та інформацію Міжнародного епізоотичного бюро по цій країні (Малюнок 4, 5). Враховуючи потреби бухгалтерії служби, системою виконується аналіз вантажів у розрізі будь якої організації, не зважаючи на те на яких робочих місцях вона обслуговувалась. Маючи таку інформацію про будь-який ветеринарний вантаж, організацію та інші об’єкти, у системі можливо побудувати запити, котрі задовольнять будь яку потребу в інформації. Підкреслимо, що основною метою побудови будь-якої інформаційної системи є: обробка і аналіз інформації. Саме якість обробки і аналізу інформації, а також оперативність одержання результату є визначними характеристиками інформаційної системи. Наведемо декілька прикладів існуючих запитів:

• перелік визначених видів вантажів, які надійшли з конкретної країни. (Малюнок 6 „Перелік рибопродуктів які були завезені з Росії”) ;

• знайти вантаж, оформлений за вказаним ветеринарним документом;

• відібрати картки вантажу оформлені вказаним ветлікарем;

• знайти картки вантажу за номером транспортного засобу.

Цікаво, що у цьому випадку можливо проаналізувати рух (завантаження) конкретного транспортного засобу, за будь який період.

При впровадження системи ми усвідомлювали, що процес автоматизації завжди має дві складові (технічну та організаційну), тому багато уваги було приділено технічному оснащенню робочих місць комп’ютерною технікою й відповідному навчанню лікарів ветеринарної медицини. Цей процес є постійним: обладнуються комп’ютерною технікою нові робочі місця, проводиться навчання та практичні заняття. Розроблено відповідну систему тестів, яка дозволяє перевірити практичні навики ветеринарних інспекторів.

Самою великою проблемою з технічного боку виявилась відсутність, або низька якість каналів зв’язку на окремих робочих місцях.

Треба підкреслити, що переважна більшість співробітників взагалі не мала досвіду роботи з комп’ютером. Тільки наполегливі та послідовні дії керівництва забезпечують відповідні темпи впровадження системи «Ветконтроль» на робочих місцях регіональної служби.

Впровадження інформаційної системи забезпечило досягнення наступних цілей:

• оперативність отримання інформації керівництвом про рух усіх ветеринарних вантажів по території, що контролюється службою;

• якісно новий рівень отриманої інформації, та її аналіз;

• типовість проведення усіх операцій різними співробітниками служби;

• своєчасність проведення цих операцій;

• посилення контролю з боку керівництва за роботою лікаря ветмедицини, та як наслідок, - підвищення відповідальності за виконану роботу;

• поліпшення фінансової дисципліни;

• поліпшення якості рішень, які приймаються під час пропуску вантажів за рахунок систематизованого відображення інформації МЕБ і заборон із імпорту.

З метою поліпшення якості обслуговування суб’єктів шляхом інформування їх про зміни в порядку пропуску ветеринарних вантажів та висвітлення роботи Регіональної Служби у відповідності із заходами щодо подальшого забезпечення відкритості у діяльності державних органів було створено Інтернет сайт www.vetcontrol.org, на якому розміщена наступна інформація:

• перелік робочих місць служби з адресами та розкладом роботи;

• законодавчі та нормативні документи, що регламентують роботу служби ветеринарної медицини;

• Інформацію Міжнародного Епізоотичного Бюро;

• перелік заборон по країнам світу при імпорті вантажів;

• перелік ветеринарних препаратів зареєстрованих в Україні;

• перелік погоджених форм ветеринарних сертифікатів;

• види товарів, що підлягають ветеринарному контролю у разі здійснення транзиту та їх ввезення на митну територію України;

• консультації фахівців регіональної служби стосовно правил і порядку надання та оформлення послуг лікарями ветмедицини регіональної служби;

• перелік інтернет- адрес органів державної влади України, ветеринарних служб країн світу, та інших установ.

Проте створити інформаційний ресурс замало. Дуже важливо постійно його підтримувати та наповнювати актуальною інформацією. Із цією метою було розроблено схему відбору та передачі інформації для подальшого розміщення на сайті.Начальник Служби, аналізуючи вхідну кореспонденцію, на відповідних документах проставляє позначку „Розмістити на сайті”. Копії цих документів відразу потрапляють в окрему папку секретаря, а далі відповідальному за підтримку Інтернет-ресурсу. Таким чином час із моменту надходження документу до розміщення його на сайті не перевищує 1-2 робочих дні. Крім того, систематично здійснюється моніторинг інформації Міжнародного Епізотичного Бюро, та наповнення відповідного розділу сайту.

Значний обсяг поданої інформації й її доступність дозволяють ефективніше організувати роботу щодо надання послуг із ветеринарного контролю вантажів.

Про доцільність та потрібність цього ресурсу свідчить статистика відвідувачів сайту, аналіз пошукових запитів, за якими було знайдено наш ресурс, і кількість отриманих електронною поштою листів.

Іншим напрямком впровадження інформаційних технологій стала автоматизація роботи бухгалтерського та кадрового відділів служби. Як і на багатьох підприємствах, автоматизація почалась із бухгалтерії. Було впроваджено бухгалтерський програмний комплекс «Abacus professional», який дав змогу перевести роботу бухгалтерів на більш високий якісний рівень.

У відділі кадрів було впроваджено систему персонального обліку та аналізу «Персонал», що забезпечила:

• Ведення особистих карток співробітника, в яких утримується вся інформація про нього. Всі картки згруповані за розділами. Структура картки настроюється на вимогу користувача.

• Ведення історії призначень, переміщень, відпусток, відряджень і лікарняних листів.

• Збереження фотографічних зображень співробітників в електронній картці Т-2.

• Збереження інформації про звільнених співробітників і ліквідовані підрозділи необмежено довго.

• Ведення інформації про підрозділи, створення структури підрозділів необмеженого вкладення.

• Ведення штатного розкладу підрозділу з підтримкою сумісників і сполучення. Можливість угруповання штатних позицій.

• Автоматичний розрахунок необхідних параметрів у картках співробітника і підрозділу (вік, усі види стажу, поточне місце роботи, чисельність підрозділу й т.п.).

• Формування прогнозів щодо співробітників: оформлення пенсії (у тому числі і пільгової), зняття з військового обліку за віком, досягнення визначеного віку тощо.

• Планування росту кар'єри і підтримка кандидатур.

• Оформлення, збереження і друк кадрових документів у формі, прийнятій на підприємстві, а також відповідно до уніфікованих форм друку первинної облікової документації із обліку кадрів згідно із нормативними актами про ведення кадрової документації на підприємстві.

• За допомогою наказів проводяться наступні кадрові операції: прийом на роботу, переміщення, звільнення співробітників, зміна прізвища, імені або по батькові, відрядження, відпустки і нарахування оплати праці, створення і ліквідація підрозділів.

• Спрощена форма виконання кадрових операцій без використання документів. Користувачеві надається можливість самому визначати в якому режимі працювати - з документами або без них.

• Проведення інших кадрових операцій, що не відображаються у наказах.

• Закриття періоду і створення архіву документів. Можливість реєстрації документа в будь-який період.

• Друк документів відповідно до нормативів і в довільній формі. Можливість коректування документа перед друком.

• Формування звітів, у тому числі і складних, на підставі інформації про співробітника з Особистої картки Т-2 з урахуванням усіх змін на поточну дату, а також на будь-яку дату, задану користувачем.

• Формування звітів по підрозділах на підставі інформації про підрозділи, з урахуванням усіх змін на поточну дату, а також на будь-яку дату, задану користувачем.

• Формування звітів на підставі інформації, що утримується в документах, як у поточних, так і в архівних. Усі звіти формуються у виді таблиць, з можливістю їхнього наступного редагування і друку. Можливий експорту в Excel.

• Автоматичний друк довідок з місця роботи для працюючих і звільнених співробітників.

• Створення архівних копій системи.

• Ведення довідників системи з можливістю створення нових груп, а також значень, що належать водночас декільком групам, перенесення значень між групами, 2-х рівневе видалення значень, що забезпечує логічну цілісність бази

Активними користувачами цієї системи є не тільки відділ кадрів, а й керівництво та й бухгалтерський відділ служби.

Потрібно зазначити, що тільки наполегливі й послідовні дії керівництва, відповідний професійний рівень фахівців служби і старанність усіх співробітників дозволять впровадити та успішно використовувати нові інформаційні технології.